Hi-Spins: Funcionalidades

 

Hi-Spins es un sistema de consultas rápidas y análisis de información. El producto, totalmente desarrollado por Software Greenhouse, e instalado con un extraordinario éxito en múltiples empresas importantes, concentra en un servidor de red los datos, definidos como dimensiones y variables de las consultas. El formato, bajo el cual se almacenan los datos en el disco del servidor, está especialmente diseñado para facilitar la velocidad de las consultas. El usuario solicita las consultas de Hi-Spins bajo el entorno gráfico de Windows, sin ninguna necesidad de conocer ni el diseño, ni los conceptos de base de datos. Tampoco es necesario que conozca las denominaciones de los campos y ficheros. La consulta tiene un formato matricial (una dimensión con múltiples variables) y puede convertirse de forma inmediata en gráficos de barras, tartas o coordenadas x;y. Los gráficos incluyen comparaciones con el año anterior o entre distintas variables (real contra presupuesto, etc.). También se dispone de matrices entre dos dimensiones (“cross-table”).

 

Bajo estos formatos están disponibles una serie de facilidades, tales como:

 

• Drill-down (avance al siguiente nivel de detalle) y “navegación” en distintas direcciones
• Semáforos (la facilidad de resaltar en distinto color variables fuera de rangos definidos por el usuario)
• Variables calculadas
• Conexión con otro software PC (hojas electrónicas, textos, autoedición, etc.)
• Conexión bi-direccional con hojas electrónicas, que permite calcular en forma ágil y sencilla presupuestos (u otras variables) a partir de información existente y absorber el resultado como valores de variables.
• Impresión de resultados con la simple opresión del botón print
• Búsqueda de criterios por cualquier grupo de caracteres
• Obtención instantánea de listas ABC, pulsando el icono correspondiente selección por comparación de variables con una expresión definida por el usuario ranking

 

Sin embargo, este recuento de formatos y facilidades no es completo. Aprovechando las facilidades de la tecnología de objetos, Software Greenhouse puede ofrecer a sus usuarios la realización de adaptaciones específicas del software Hi-Spins, en un mínimo tiempo y a un coste asequible.

El sistema también permite otorgar autorizaciones específicas para operar con determinadas dimensiones y agrupaciones de criterios existentes en el modelo, dando así la posibilidad de que cada usuario sólo pueda acceder a la información autorizada para él. La característica más destacada de Hi Spins es, sin embargo, la velocidad de las consultas.

El producto tiene la capacidad de realizar consultas que involucren centenares de miles de registros, en tiempos que se miden en segundos, lo cual representa una velocidad considerablemente más alta que la de la mayoría de los productos tipo Query o EIS, corrientemente ofrecidos en el mercado.

Las altas velocidades de Hi-Spins se deben al formato especial, bajo el cual se almacenan los datos y a una programación altamente optimizada, realizada en el lenguaje C++, que forma el corazón del Módulo de Análisis de Datos.

Los usuarios de Hi-Spins pueden optar por encargar a Software Greenhouse las interfases con sus bases de datos de origen, o adquirir el módulo de Interfases Estándar con el Host. Este módulo permite a los propios informáticos de la instalación, alimentar el módulo de Análisis de Datos con la información de otras bases de datos de su explotación. De esta forma pueden definir y crear entornos adicionales de consultas y obtener una rentabilidad adicional del Módulo de Análisis de Datos.

Para mayor facilidad de los usuarios, el sistema está equipado con Help Dinámico, el cual permitirá adaptar el texto de ayuda a cada conjunto específico de consultas.

Los datos de origen pueden residir en un AS/400, Mainframes o Mini-ordenadores de distintas marcas, RS/6000, Servidores UNIX o PC. El ordenador-cliente debe tener como mínimo un procesador i486 con 8 Mb de memoria principal. Software Greenhouse ofrece a sus clientes dos alternativas de contrato de mantenimiento: una mediante adquisición de nuevas versiones, y otra basada en la selección por el propio cliente de sólo aquellas opciones de estas versiones que sean relevantes para su empresa.

 

La Base de Datos de Hi-Spins está diseñada para que permita que la información (acumulación de registros) pueda verse por muchas dimensiones y varios niveles de agrupación. Permite, por ejemplo, que los datos de ventas puedan verse por Producto, Delegación, Cliente, Mes, etc. que serían, para el caso, las dimensiones. También permite que cada una de esas dimensiones se clasifiquen en estructuras arbóreas de varios niveles. Siguiendo con el ejemplo, los Productos los podríamos agrupar en Familias y Sub-Familias, Las Delegaciones en Poblaciones, éstas en Provincias y éstas, a su vez, en Comunidades. Esta facilidad de poder ver los datos agrupados por diferentes tipos de datos a diferentes niveles nos daría respuesta a consultas del tipo: “Las ventas del primer trimestre del 97 de Productos alimenticios por Provincia”. En este caso el Trimestre es una agrupación de meses, los Productos alimenticios son una Familia y las Provincias es el nivel dos de agrupación de las Delegaciones.

 

Las dimensiones en sus estructuras arbóreas, llamadas en Hi-Spins Clases de Criterio, pueden agruparse en diferente forma permitiéndonos ver clasificaciones de datos por visiones diferentes. Cuando hablamos de Delegaciones éstas las vimos Clasificadas jerárquicamente por Zonas geográficas. Con Hi-Spins podríamos, por ejemplo, definir clasificaciones arbóreas diferentes según el tipo de observación que se quiera hacer de los datos. Se podría, por ejemplo, definir un árbol que agrupe las Delegaciones según el número de habitantes de la ciudad donde están ubicadas: Menos de 50.000 Habitantes, Menos de 100.000, Menos de ½ millón, Menos de 2 Millones, Más de 2 Millones. En este caso se definió una Clasificación de dos niveles: Delegación y Segmento por población. Con lo anterior podría darse respuesta a consultas del tipo: “Deme el comparativo de ventas de este semestre con respecto al anterior por Segmento de población”. En este caso Hi-Spins respondería a la consulta con los resultados de la comparación de los dos semestres (agrupación de meses) acumulando los resultados en una línea para aquellas Delegaciones que residen en una ciudad con una población menor a 50.000 habitantes y otra para las menores a 100.000, etc. Una dimensión (Clase de Criterio) puede tener varios Alias de uso general: lo ven todos los usuarios conectados al servidor de Hi-Spins. También puede tener varios Alias particulares: son Alias definidos por los propios usuarios para las visiones particulares que tienen de las dimensiones.

 

El programa de consultas de Hi-Spins se ha elaborado para que el usuario de la aplicación construya las consultas con facilidad y pueda navegar por la información. Las Consultas se construyen muy fácilmente, con pocos movimientos de ratón el usuario indica lo que quiere consultar: “Las ventas del primer trimestre del 97 de Productos alimenticios por Provincia” se construye con pocos pasos y simplemente seleccionando dentro de las opciones que le presenta el producto. Con un entrenamiento mínimo los usuarios empiezan a utilizar Hi-Spins. En ningún caso el usuario necesita entender la base de datos origen (nombre de ficheros, campos) ni tampoco como esta estructurado el data warehouse.

Una vez el usuario de la aplicación está viendo una consulta como, por ejemplo, “Las ventas del primer trimestre del 97 de Productos alimenticios por Provincia” podría entrar a detallar los resultados de Girona por Delegación simplemente situando el ratón en la línea de datos de Girona y pulsado el botón derecho del ratón.

Una vez el usuario de la aplicación está viendo una consulta como, por ejemplo, “Las ventas del primer trimestre del 97 de Productos alimenticios por Provincia” podría entrar a detallar los resultados de Girona por Producto simplemente situando el ratón en la Línea de datos de Girona y pulsado el botón de lanzar consulta. Hi-Spins le presenta al usuario las dimensiones posibles por las que puede ver el detalle de la consulta y el usuario selecciona Producto.

 

Una de las mayores cualidades de Hi-Spins es su velocidad de respuesta. Es capaz, en pocos segundos, de acumular cientos de miles de registros.

 

El programa de consultas de Hi-Spins presenta los datos, básicamente, en dos modos diferentes:

La presentación tabular es el modo clásico de filas y columnas donde en cada eje aparece una dimensión o las variables. En un eje podrían aparecer los meses y en el otro las Delegaciones o en un eje las variables (Unidades, Importes, etc.) y en el otro los productos.

La presentación gráfica de los datos se hace en tres modos diferentes: Barras, Tarta y XY. Dada la importancia que le damos a la simplicidad de uso, lo único que tiene que hacer el usuario para presentar un gráfico, es señalar la ventana (rango) a presentar en modo gráfico y seleccionar la ficha del tipo de gráfico.

 

Las consultas de Hi-Spins se pueden realizar en dos modos:

 

Las consultas que se realizan en un modo genérico son las que se han tratado en los casos anteriores. Por ejemplo: “Las ventas del primer trimestre del 97 de Productos alimenticios por Provincia”. En este caso genéricamente se le indicó a Hi-Spins que presente una línea por cada Producto alimenticio.

 

El modo Línea es un modo muy utilizado, por ejemplo, para presentar estados financieros. Este modo permite que línea a línea se indiquen los Criterios de selección que la componen y también se pueden definir líneas de sub-totales. Con este modo nuestros clientes desarrollan consultas para presentar Balances de situación, Cuentas de resultados, etc.

 

El programa de consultas de Hi-Spins es muy fácil de usar aunque es potente. Con pocas instrucciones y en modo guiado el usuario puede, por ejemplo, realizar lo siguiente:

 

 

• Seleccionar sólo los que han tenido actividad
• Seleccionar sólo los que no han tenido actividad
• Seleccionar los n mejores/peores
• Seleccionar según filtro definido con una expresión
• Semáforos

Los usuarios que hagan habitualmente un tipo de consulta pueden guardar el formato de esas consultas para ejecutarlas nuevamente cuando lo necesite.

 

Las consultas predefinidas o estándar se guardan en un catálogo que permite clasificación también definida por el usuario. Una vez definida la consulta, el usuario, para ejecutarla, solo tiene que dar doble click en donde aparezca relacionada en el catálogo. Hi-Spins le solicita el periodo(s) de la consulta y la presenta.

Ejecución automática con hora programada
Hi-Spins tiene un programa agente que puede ser instalado en cualquier PC al que se le puede indicar que ejecute determinadas consultas del catálogo, determinados días del mes o de la semana y que el resultado lo almacene en el directorio(s) indicado(s) o lo envíe por correo (E-Mail) a los buzones que se indique.

Servidor OLE
Hi-Spins permite que consultas del catálogo puedan ser ejecutadas desde otro programa y presentadas en sus ventanas llamando, simplemente, al objeto OLE de consultas estándar. Con esto una aplicación en Visual Basic, Access, Excel, etc. podrían presentar, en sus propios formatos, los resultados de las consultas elaboradas desde el programa de consultas de Hi-Spins.

 

Las Bases de datos de Hi-Spins se pueden cargar desde receptores o por comunicación con los Objetos OLE de Hi-Spins. Los receptores son archivos/tablas intermedios, y de fácil utilización, donde se le deja a Hi-Spins el conjunto de registros que alimentarán sus Bases de Datos. Hi-Spins puede ser alimentado en modo incremental o por sustitución. El modo incremental se usa, principalmente, cuando se hacen cargas diarias. El modo sustitución es una carga en la que los datos que entran sustituyen meses completos de información.

Hi-Spins puede cargar los datos desde tablas que puedan se accedidas en modo ODBC (Oracle, Informix, Access, etc.)

Hi-Spins puede cargar los datos desde archivos residentes en el AS/400.

Hi-Spins puede cargar los datos desde archivos en formato TXT de DOS.

Hi-Spins puede recibir datos desde otros programas utilizando como medio el servidor OLE del producto. Con esto se permite que programas o aplicaciones en Visual Basic, Access, macros en Excel, etc. puedan alimentar a Hi-Spins para su posterior uso en consultas.

Hi-Spins tiene un módulo diseñado principalmente para desarrollo de presupuestos que permite cargar datos en una hoja Excel, desde una consulta de Hi-Spins, actualizarlos y retornarlos a Hi-Spins cambiando, si se quiere, el periodo. Esta facilidad permite desarrollar presupuestos, tomando como base los datos históricos.

 

El modo de prestar servicios de Hi-Spins a otros programas es múltiple como se puede ver a continuación:

 

El producto tiene, como se ha visto anteriormente, un Servidor OLE con dos funciones principales. La de consultas que permite que otros programas ejecuten consultas estándar de Hi-Spins y presenten los resultados en sus propias ventanas. El servidor OLE responde a acciones como: “Deme la lista de consultas almacenadas en el catálogo”, “Ejecute la consulta X para el mes 199704”, “Deme la matriz resultado de la consulta”, etc. La función de carga del servidor OLE permite alimentar la base de datos de Hi-Spins desde otras aplicaciones.

DDE: Hi-Spins tiene un lenguaje de comandos que se ejecuta con enlaces DDE que permite que otras aplicaciones abran y cierren consultas de Hi-Spins.

API: El motor de consultas de Hi-Spins puede ser activado llamado a un conjunto de funciones de nuestra DLL principal.

 

Las empresas que adquieren la licencia de Hi-Spins reciben sus programas con sus respectivos logotipos, además, de poder recibir algunos programas con ciertas limitaciones solicitadas. Las limitaciones se solicitan para que en algunos lugares no se activen ciertas opciones. Se podría, por ejemplo, tener diferentes versiones de programa para la Central y las Delegaciones.

 

Hi-Spins, por haber sido desarrollado con orientación a objetos (en C++), nos permite fácilmente, con las facilidades de la herencia, programar algunas particularidades que se escapan a la generalidad del producto. En los pocos usuarios que lo han necesitado hemos tenido, con muy poca programación, los resultados que se esperaban. Resaltamos la importancia de la orientación a objetos en este punto porque las modificaciones particulares, para los usuarios que las demandan, no afectan la evolución del producto.

 

Hi-Spins tiene, habitualmente, sus bases de datos en un servidor. Pero este modo de operar es incompleto si consideramos que en las empresas hay Delegaciones que tienen sus propios Servidores y la información que utilizan para su análisis son sub-conjuntos de la corporativa. Hay, además, ejecutivos que viajan con sus portátiles y pueden querer llevar a su destino datos propios de ese lugar (sub-conjunto de la información corporativa).

 

Para realizar Replicaciones se definen filtros de datos en un modo muy parecido a como se hacen Consultas y se graban, si así se requiere, para posteriores usos.

Para facilitar estas necesidades se han definido dos modos de replicación de datos:

• Replicación Automática: La Replicación automática la activan automáticamente los programas de carga. En esta Replicación puede haber varios filtros activos y cada Filtro puede tener más de un destino.
• Replicación no Automática: La Replicación no automática se realiza llamando al programa de Replicación selectiva e indicando los Filtros que se quieren activar en la Replicación. En este programa también se tiene la opción de definir los Filtros.

 

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